Há mais de um ano que, de forma emergencial e não planejada, o trabalho remoto se impôs na rotina do mundo. Entretanto, após todo esse tempo, ainda são frequentes os relatos de dificuldades de comunicação, gerando desorganização, interrupções e imediatismo para as demandas.
Muitos têm dificuldade em focar no trabalho devido à alta frequência de comunicações síncronas, como as longas e constantes videochamadas ou as várias mensagens que geram interrupções, ansiedade e pressão para respondê-las rapidamente – quer para provar que, de fato, está trabalhando, ou por não saber se são urgentes.
Em uma pesquisa feita durante a pandemia, pelo “Grupo de Pesquisa E-trabalho UnB”, foram entrevistados 255 gestores e verificou-se que 94% utilizavam, como ferramenta de comunicação diária, o WhatsApp, além de ligações telefônicas (68%), Zoom (42%), Meet (30%), Microsoft Teams (29%), Skype (23%) e Slack (1%). Ressalta-se que apenas o Slack permite comunicações assíncronas – aquelas que não dependem dos interlocutores estarem conectados simultaneamente.
Nesta mesma pesquisa, perguntou-se qual a ferramenta utilizada para monitorar remotamente as entregas da equipe: 37% responderam não utilizar nenhuma; 28% utilizam recursos próprios do órgão; 27% Trello e 15% outras ferramentas. Quando se analisou as percepções sobre as habilidades de gestão das equipes, duas das três respostas que obtiveram os piores resultados diziam respeito à capacidade de aferir periodicamente as entregas da equipe e à capacidade de localizar as informações.
Para resolver estes e outros problemas, que em parte também são encontrados na Controladoria-Geral do Estado, foi criado um projeto-piloto dentro da Subcontroladoria de Governo Aberto e Participação Cidadã. Ele parte do princípio, ensinado pelo consultor em trabalho remoto Gonçalo Hall, de que a comunicação acontece em três principais softwares, que são providos por ferramentas de gestão de documentos, gestão de projetos e de mensagens.
Foram estipuladas, de início, três modificações na comunicação da equipe. Entre os gestores, foi realizada a migração da comunicação do WhatsApp para o Slack. Essa migração possibilitou separar a vida profissional da pessoal, gerir melhor as notificações, organizar os diálogos e aumentar a comunicação assíncrona, diminuindo a ansiedade e a interrupção do trabalho. Os demais servidores da área foram incluídos gradualmente, aguardando a curva de aprendizagem dos gestores.
Além disso, foi estipulado o uso de software de documentação na nuvem, o que permitiu o compartilhamento e a inserção de comentários diretamente nos documentos. Possibilitando, assim, uma comunicação transparente e conectada ao produto.
Por último, foi decidido a criação de acordos entre as equipes sobre locais e forma de comunicação, respeitando-se o horário de trabalho, o momento de foco e a transparência.
Atualmente, 20 servidores já estão no Slack, que está integrado com: calendário, Google Drive e Trello.
Segundo pesquisa interna, a qualidade de vida foi melhorada para 89% dos respondentes e a execução dos trabalhos, para 78%, em decorrência das mudanças na comunicação, que privilegiaram as comunicações conectadas aos produtos e assíncronas.
Pretende-se inverter a pirâmide de comunicação, fazendo com que 75% dela seja assíncrona, possibilitando assim mais tempo para ser dedicado aos projetos e a uma melhor qualidade de vida.
No Governo de Goiás, a inovação e a melhoria das práticas de gestão são estimuladas para que as entregas de serviços à população sejam concretas e façam diferença para o cidadão goiano.
